導入前の火葬場予約は、どのように行われていましたか？
葬祭業者からの電話連絡を職員が紙に書き取り、火葬場へ改めて電話で伝える、手作業中心の運用でした。
予約情報は市民窓口にも共有が必要です。住民基本台帳（住基）からの情報収集や死亡届の受理と並行して、5〜6種類の書類を手書きで作成していました。
修正があれば書き直しが発生します。ケーブルテレビ局への訃報連絡はFAX、地元のスーパーアプリへの掲載依頼はExcel入力とSlack送信、というようにアナログとデジタルが混在していました。
「火葬日時」「有料部屋」「霊安室」も別管理だったため、担当者の負担が大きい状態でした。
kintoneアプリは、どのように整理しましたか？
導入前は、予約に関するkintoneアプリが10個に分かれて運用されていました。情報が分散し、横断した空き確認や重複防止がしづらい状態です。
それらを1つのkintoneアプリに集約し、南北両エリアの火葬場／有料部屋／霊安室の予約枠を一元管理できるようにしました。
何を使って、どう改善しましたか？
kintoneを基盤とした火葬場予約システムを開発しました。集約した1つのアプリを中心に、トヨクモ製品とGoogle Apps Scriptを連携させ、電話・FAX・紙書類からの脱却を進めています。
予約の重複は、どのように防いでいますか？
10個に分かれていたアプリを1つに集約したことで、予約枠を横断して空き状況を確認できます。FormBridge経由の外部予約も同じアプリに即時反映し、同日時の重複登録を自動的にブロックします。
kViewerでは予約済・不可の枠を色分けし、空き状況を直感的に確認できます。
通知や帳票は自動化されていますか？
FormBridgeからの送信をトリガーに、GAS経由で「警子ちゃん」を鳴動させ、担当者へ即時通知します。
PrintCreatorにより、火葬許可申請書・お悔やみ放送原稿などの帳票をkintone上から生成します。カーボンコピーの3枚綴り専用用紙への手書きは不要になりました。
入力漏れはどう防いでいますか？
kintoneレコード入力時に必須項目チェックを自動判定します。不備のある申請や入力漏れを防ぎ、再作業の発生をほぼゼロ化しています。
導入後、現場の運用はどう変わりましたか？
電話でのやり取りは確認レベルに減り、口頭伝達やFAX送信はほぼ不要になりました。
複数部署にまたがっていた予約・通知・帳票作成がkintone上で完結します。職員の作業時間は体感で大幅に短縮されています。
PrintCreatorでの帳票出力により手書きが不要となり、用紙コストの削減とペーパーレス化も進みました。予約重複はシステム上起こり得ない構造です。
南部・北部の火葬場、環境課、市民課など複数課が、集約した1つのアプリを共有し、担当者間の情報伝達をリアルタイムで行える体制になっています。
