導入前の備蓄品管理は、何が課題でしたか？
Excelで全避難所分の備蓄情報を集約していました。データ量が膨大で構造も複雑化し、在庫や賞味期限を正確に把握しにくい状態でした。
入出庫記録や棚卸の更新方法が担当者ごとに異なり、現場での情報共有が追いついていませんでした。賞味期限切れの備蓄品が発生するケースもありました。
各種報告や集計も手作業が中心で、職員の業務負担が大きい点が課題でした。
どのようなシステムに置き換えましたか？
kintoneを基盤とした災害用備蓄品管理システムを構築しました。在庫・棚卸・入出庫・廃棄・移管を一連の業務として扱い、トヨクモ連携でスマートフォンから入力・確認できる仕組みにしています。
在庫と賞味期限は、どう管理していますか？
kintone上で全備蓄品の入庫数・出庫履歴・賞味期限を一元管理します。同一品目でも期限が異なる場合は自動集計し、総数を算出します。
現場の倉庫でも入力できますか？
FormBridge・kViewer・PrintCreatorを連携し、各避難所の担当者が倉庫でスマホから直接操作できる環境を構築しました。「メモして後からExcel入力」する手順は排除しています。
報告用データは自動化されていますか？
期限間近の備蓄品をリスト化する専用アプリを用意しています。国・県への報告用CSVも自動生成でき、レコード更新だけで提出用データを出力できます。
入庫時の数量を超える入力にはアラートを出し、危機管理課の承認を経て在庫に反映します。
導入後、どのような効果が見込まれますか？
本事例は実証・検証段階です。導入が進んだ場合に見込まれる効果は次のとおりです。
Excelでは難しかった在庫の即時把握と、賞味期限アラート運用ができるようになります。各避難所の倉庫ではQRコード読み取りにより、その場で在庫確認・入出庫登録が可能です。
- 在庫数の正確性の向上
- 賞味期限切れや重複備蓄の防止
- 報告書や提出用CSVの自動生成による報告業務の効率化
災害時の物資管理を、現場主導で完結できる体制へ近づけることが狙いです。
